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民营企业如何构建行政管理体系

    【摘要】民营企业行政管理体系存在照搬政府行政管理模式的现象,其创新之路应树立四种创新意识:效益意识、制度意识、全局意识、人才意识,以有利于我国民营企业的健康发展。

      【关键词】民营企业 行政管理 创新

      我国民营企业在行政部门的管理模式上存在突出的问题

      民营企业是拉动中国经济增长的重要力量和生力军,在推动市场化、增加社会就业、参与技术创新、创造并引领消费方面,表现出了强大的能力。然而在行政机构设置、行政部门自我定位、行政部门的管理模式上还存在突出的问题。

      从现有民营企业行政管理部门的机构设置来看,一是一部分民营企业老板喜欢聘请从政府机构退下来的人员掌管行政或一些务虚部门,聘请他们处理企业对外对内关系,并期待他们在此方面有超出职业经理人的卓越表现。二是在部门及职能划分上一般有两种不同的做法,一种是让行政管理部门成为第一大部,另一种选择将行政(主管后勤、办会)和办公室(办文、综合办事、政策分析、规划发展等)的职能进行拆分,但无论如何进行拆分,其综合职能和地位都是首要的。三是很大部分民营企业生搬现行政府体制的办文、办会、办事规则,如沿用政府机构的公文处理系统,红头文件、通知、纪要等使用与政府部门类似的规范格式,在会议组织形式和内容方面借鉴政府部门的方式,但花费大量的时间和精力开会,却大多是光开会不解决问题。

      从现有民营企业行政管理部门的自我定位来看,自我定位本来应该是通过对企业经营相关的内部事务和活动进行有效的计划、组织、控制、协调和监督,从而实现企业组织效能和管理效率提升的目的。然而,在实际工作中,无论是对企业行政管理部门负责人,还是对企业管理者,屡次提到的关键词却是“服务”。很多行政管理者拥有自己的“服务圣经”,即优先服务一把手,其次服务客户,再次服务其他领导。能够为企业高层管理者和外部宾客提供细致、周全的会议和后勤服务,辅以圆融地开展部分事务性、协调性工作的行政管理部门及其负责人,通常会被企业管理者认为是合格的,在360度绩效考核中也会得到一个中间甚至偏上位置的分数。对于一个需要追求组织更高效率的企业来说,行政管理部门这样的角色定位,很难说是准确而经济的。

      企业行政管理部门是企业管理费用的主要产生部门,民营企业中经行政管理部门列支的各项业务招待、会议支出、后勤费用支出、福利经费等行政开支,就占到企业管理费用的很大一部分;而行政部门又因为不直接产生或带来经济效益,相反却消耗掉企业大量的人力、财力资源,受到其他部门的诟病。相较于行政管理中的计划、组织、控制、协调和监督等职能,服务仅仅体现了自身的协调和组织职能,而真正能够通过科学管理产生组织效益提升的计划、控制和监督职能基本缺失。

      从现有民营企业行政管理部门的管理模式来看,其内涵一般包括理念、结构和方法三个部分。从理念上来看,大多数民营企业的行政管理被企业负责人当作是一种事无巨细的行为管理,很少要求(或不寄希望)行政管理部门能够为企业负责人的经营决策提供辅助、支持、咨询和参考作用。

      从结构上来看,传统实行所谓集团化管理的民营企业,其行政管理机构大多采用金字塔型的组织结构,由部门负责人管理行政会务(会务、前台)、综合文秘(文字秘书、领导秘书)、行政内勤(车辆、档案、食堂等)等几个科室,通过具体科室团队实行对“办文、办会、办事”基本职能的履行。

      从方法上来看,因传统思想认为行政管理是一项执行性和综合性很高的工作,其管理成效很大程度上取决于管理人员的性格、才能、阅历和综合素质,故企业十分重视选拔一位成熟、老练、四平八稳、圆融通达的部门负责人,即便这名负责人不具备政府或事业单位从业经验,但如果能有成熟稳重或圆融老练的性格特征,也是很重要的加分项,因为这种性格的人更容易同领导、客户、平行部门和下属部门建立信任关系。

      构建创新型民营企业行政管理体系要树立四种意识

      一是“效益意识”。效益是民营企业的生命,“效益意识”应该成为行政管理工作的生命。行政计划、行政组织、行政控制、行政协调和监督,是行政管理行为的应有内涵,是追求效益的关键环节。具体到实际工作中,要对行政管理支出的各种费用进行科学分析,将效益意识贯穿到行政计划、组织、协调和监督等全部环节。如一般民营企业的行政采购费用由行政管理部门发起采购申请,领导审批后执行,中间的优化分析、监督环节容易缺失,也容易成为企业内部贪腐的源头。而如果从效益意识出发,行政采购的一大部分可以使用公共平台进行,实现降低采购成本、透明采购、降低库存等效果,对行政采购效率的提升帮助甚大。

      二是“制度意识”。民营企业行政管理者虽然非常需要考虑企业管理者个人的意志,并以此调整行政管理工作的重点和目标,但面对企业存在的“家长制”、“一言堂”等现象时,仍需全盘考虑,建立行政管理的长效监督和制约机制。没有制度意识,仅靠人治意识,完全看领导眼色行事,只会损害企业内部员工的积极性,极大地降低企业行政的效率和活力,从而影响企业的正常、健康、有序发展。只有制度建设才能够持久地正本清源,成为企业核心竞争力和企业文化的重要基石。所以,行政管理要强化制度管理对于企业规范化管理的重要性,要树立“正”的意识,而不是在企业内部深化和强化“官僚意志”、繁文缛节和文山会海。

      三是“全局意识”。民营企业的行政管理部门作为窗口部门,有更多的机会直接面向客户、面向领导、面向全体员工;同时,作为综合行政部门,还经常承担党支部、工会等工作,因此,部门负责人要从企业经营的全局考虑,确保行政机构的各个管理环节运转灵敏,从而降低整个企业的行政协调和沟通成本,更高水平地为经营服务。比如,行政管理部门有更多机会接触到企业负责人,也相对更了解管理团队的经营理念和目标决策,所以行政管理要在深刻认识企业全局的基础上,更加集约、合理地安排需要直接面向其他部门的会议、接待、沟通协调工作,更加准确地为内外宣传、企业文化的建设出谋划策,体现行政管理的深层次价值。

      四是“人才意识”。民营企业的行政管理者,乃至民营企业负责人,很容易认为行政管理重在事务执行、重在沟通协调,不需要专业化管理人才,所以在很多企业的行政人员招聘中,人员素质同岗位的匹配注重实操经验,而非管理才能和综合素质,在实际管理中也不重视本部门内部的兼岗锻炼和交流,使得会务人员无法承担综合文秘的部分职责,综合文秘又不能有效承担和完全了解后勤管理的精髓,造成行政人员的可轮岗程度较低,在部门设置上大而全之,使行政管理部门在成为第一大部的同时,也为企业带来更多的人员成本。所以,行政管理者要建立“精简全面”的人才意识,创造机会让内部人员充分流动、成为全面手,在外部招聘中重视人员的综合素质,在行政事务处理中渗透科学管理意识,有意识地将自己的部门打造成本企业各方面人才(如市场营销、企宣等)的输送和培养部门,也为自己突破瓶颈、职位晋升提供更多的空间和可能。

    编辑:陶琴           联系编辑请寄:news@sbl365.com  
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